Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann für Uneingeweihte trügerisch einfach erscheinen, aber mit der Entwicklung der Belegschaft ändern sich auch die Arten der Bezahlung.
Remote- und hybride Arbeitsvereinbarungen haben die Art und Weise, wie Arbeitsstunden erfasst, geteilt und bezahlt werden, weiter erhöht. Die Mitarbeiter der Finanz- und Lohnbuchhaltung müssen Prozesse entwickeln, die den Anforderungen einer zunehmend globalen Belegschaft gerecht werden.
Da immer mehr Unternehmen dezentrale oder hybride Teams aufbauen, werden digitale Lösungen zu
unverzichtbaren Werkzeugen für die Verwaltung wichtiger Geschäftsprozesse wie der Gehaltsabrechnung. Um sich für eine Lösung zu entscheiden, die ihren Anforderungen am besten entspricht, müssen Führungskräfte zunächst die Herausforderungen verstehen, die sie mit Software lösen können.
- Unternehmen müssen mit den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen Schritt halten
Die Pandemie veranlasste die Unternehmen dazu, neue Wege zu beschreiten, um eine erfolgreiche Organisation zu führen. Die sich daraus ergebenden Veränderungen führten dazu, dass immer mehr Unternehmen Fernarbeitsplätze und hybride Arbeitsformen einführten. Dies ermöglichte es den Unternehmen auch, ihre Belegschaft über mehrere Regionen und Märkte zu verteilen. Jeder Markt hat seine eigenen Vorschriften, an die sich die Unternehmen halten müssen. Dies wird wahrscheinlich noch schwieriger werden, da die Herausforderungen der Lebenshaltungskosten die Gesetzgeber dazu veranlassen, zu kontrollieren, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter bezahlen.
Um mit den unterschiedlichen Gesetzen in mehreren Ländern zurechtzukommen, verwenden Unternehmen manchmal mehr als ein System, um Zahlungen zu leisten - dies kann jedoch zu Problemen bei der Gehaltsabrechnung führen. Untersuchungen zeigen, dass mehr als 60 % der Unternehmen, die
mehr als sechs Anbieter von Gehaltsabrechnungen nutzen, in den letzten fünf Jahren Bußgelder im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zahlen mussten.
- Internationale Mitarbeiter haben andere Bedürfnisse und Vorlieben als lokale Teammitglieder
Ein weiterer Nebeneffekt einer vielfältigen globalen Belegschaft ist die Notwendigkeit, Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Zahlungsanforderungen zu bezahlen. Mitarbeiter in verschiedenen Märkten können unterschiedliche Zahlungsfristen, Währungen und Zahlungsarten verlangen. Damit Unternehmen für ihre Mitarbeiter attraktiv bleiben und die Fluktuationsrate niedrig halten, muss jeder dieser Anforderungen Rechnung getragen werden. Diese Herausforderungen können auch zu Zahlungsverzögerungen führen, und Untersuchungen der Branche zeigen, dass ein Viertel der
Arbeitnehmer schon einmal einen Zahlungsfehler erlebt hat. Dies kann eine besondere Herausforderung
für Freiberufler und Gigworker sein, die pünktlich bezahlt werden müssen, um einen positiven Cashflow zu erhalten.
- Es wird immer schwieriger, spezialisierte Fachkräfte für die Lohnbuchhaltung zu finden
Viele Unternehmen haben in letzter Zeit eine Talentknappheit erlebt, die sie dazu veranlasst hat, Stellen zu konsolidieren und Abteilungen zu verkleinern. Kleine Unternehmen sind von diesem Mangel besonders stark betroffen. Untersuchungen von Clutch zeigen, dass 45 % der kleinen Unternehmen weder einen
Buchhalter noch einen Buchhalter haben. Dies kann es den Unternehmen erschweren, ihre Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen. Spezielles Personal für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung kann den Unternehmen helfen:
- die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen
- Rechnungen verwalten
- rechtzeitige Zahlungen sicherstellen
- Quellenabzüge verwalten
- geleistete Zahlungen erfassen
Solche Mitarbeiter sind jedoch nicht immer verfügbar.
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Wie spezialisierte Software Unternehmen dabei helfen kann, ihre Mitarbeiter pünktlich und genau zu bezahlen
Konsolidieren Sie wichtige Mitarbeiter- und Finanzinformationen auf einer einzigen, vereinheitlichten Plattform
Silos sind ein Problem, das Unternehmen schon seit Jahrzehnten mit unterschiedlichem Erfolg zu lösen versuchen. Früher mussten die Informationen mit manuellen Datenverarbeitungs- und Kommunikationswerkzeugen ausgetauscht werden. Die Einführung voll integrierter moderner digitaler
Lösungen hat es den Unternehmen ermöglicht, Informationen einfach und schnell auf einer einzigen
Plattform zu sammeln. Dies schafft auch eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Zahlungs- und Finanzinformationen, die von den zuständigen Teammitgliedern bearbeitet werden können.
Diese Konsolidierung der Daten bietet den Teammitgliedern auf allen Ebenen Vorteile. Finanz- und Lohnbuchhaltungsteams können problemlos auf Zahlungsdatensätze und Rechnungsinformationen auf Mitarbeiterebene zugreifen. Gleichzeitig erhalten die Führungskräfte einen Überblick über die finanzielle Leistung des Unternehmens aus der Perspektive der Gehaltsabrechnung.
Gleicher Zugang zu Zeiterfassungs- und Zahlungsmanagementinformationen für alle Märkte und operativen Teams
Eine effektive Zeiterfassung und ein effektiver Informationsaustausch sind für eine rechtzeitige Bezahlung unerlässlich, insbesondere für Freiberufler und Gigworker. Diese Informationen werden jedoch häufig in speziellen Systemen konsolidiert, die nur von Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung genutzt werden. Wenn Mitarbeiter Streitigkeiten haben oder wissen wollen, wie viel sie bezahlt bekommen, müssen sie sich an die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung wenden und auf deren Antwort warten. Diese Zeitverzögerung kann dazu führen, dass die Zeiterfassungsdaten veraltet sind, insbesondere wenn die Arbeit noch nicht abgeschlossen ist.
Ein integriertes Lösungspaket, das wichtige Tools wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung umfasst, kann den Mitarbeitern helfen, besser zu verstehen, wie Zahlungssysteme im Unternehmen funktionieren. Dies kann es ihnen erleichtern, Zahlungen zu erhalten oder Fehler umgehend zu melden, egal wo sie sich befinden und mit einem Gerät ihrer Wahl.
Automatisieren und Optimieren von Prozessen zur Freisetzung von Talenten für hochwertige Aufgaben
Finanzteams haben sich weiterentwickelt. In der Vergangenheit beschränkten sich ihre Aufgaben auf die Verwaltung von Zahlungs- und Finanzprozessen. Da jedoch immer mehr Unternehmen ihre Rollen und Zuständigkeiten konsolidieren, sind Finanzteams zu wichtigen Partnern bei der strategischen Planung und Entscheidungsfindung geworden. Diese zusätzlichen Aufgaben sind jedoch zusätzlich zur Verwaltung der bestehenden Finanzprozesse zu sehen.
Um effektiv und effizient zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Wert für das Unternehmen schaffen. Ressourcenintensive und sich wiederholende Aufgaben müssen automatisiert werden, um Zeit und Talent für interessantere Aufgaben wie Datenanalyse und Beziehungsaufbau freizusetzen.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird für Finanzteams auf der ganzen Welt immer ein wichtiger Prozess sein. Da es immer mehr Auftragnehmer und Freiberufler gibt, müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse modernisiert werden, um den Anforderungen dieses vielfältigen Talentpools gerecht zu werden. Die Technologie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Unternehmen dabei helfen, mehrere Währungen, Zahlungsmethoden, gesetzliche Vorschriften und Automatisierungsanforderungen problemlos zu verwalten. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt, und die Einführung moderner digitaler Tools kann Unternehmen helfen, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten.
