La gestión de nóminas puede parecer engañosamente sencilla para los no iniciados, pero a medida que evolucionan las plantillas, también lo hacen las formas de pagarles.
Los acuerdos de trabajo a distancia e híbridos han aumentado aún más las formas de seguimiento, reparto y pago de las horas de trabajo. El personal de finanzas y nóminas debe crear procesos que respondan a las necesidades de una plantilla cada vez más global.
A medida que más empresas creen equipos remotos o híbridos, las soluciones digitales se convertirán en
herramientas indispensables para gestionar procesos empresariales importantes como las nóminas. Para elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades, los responsables de las empresas deben comprender primero los retos que el software puede ayudarles a resolver.
- Las empresas deben estar al día de los requisitos normativos en constante evolución
La pandemia inspiró a las empresas a experimentar nuevas formas de dirigir una organización con éxito. Los cambios resultantes hicieron que más empresas adoptaran modalidades de trabajo a distancia e híbridas. Esto también permitió a las empresas distribuir su mano de obra por múltiples geografías y mercados. Cada mercado tiene su propia normativa que las empresas deben cumplir. Es probable que esto se vuelva más difícil a medida que los retos del coste de la vida animen a los legisladores a controlar cómo pagan las empresas a sus empleados.
Para hacer frente a las distintas legislaciones en múltiples jurisdicciones, las empresas a veces utilizan más de un sistema para realizar los pagos, pero esto puede dar lugar a problemas con las nóminas. Los estudios muestran que más del 60% de las empresas que utilizan más de seis proveedores de nóminas han tenido
que pagar multas en los últimos cinco años.
- Los empleados internacionales tienen necesidades y preferencias distintas de las de los miembros del equipo local
Otra consecuencia de tener una plantilla internacional diversificada es la necesidad de pagar a empleados con necesidades de pago muy diferentes. Los empleados de diferentes mercados pueden solicitar que se les pague utilizando diferentes plazos, divisas y métodos de pago. Hay que adaptarse a cada una de estas necesidades para que las empresas sigan siendo atractivas para los empleados y mantengan bajos los índices de rotación. Estos retos también pueden retrasar los pagos, y los estudios del sector muestran que una cuarta parte de los empleados ha sufrido un error en el pago. Esto puede ser especialmente difícil
para los autónomos y los trabajadores por cuenta ajena que deben cobrar a tiempo para mantener un flujo de caja positivo.
- Cada vez es más difícil encontrar talento especializado para gestionar las nóminas
Muchas empresas han experimentado recientemente una escasez de talento, lo que ha llevado a las empresas a consolidar funciones y reducir departamentos. Las pequeñas empresas se han visto especialmente afectadas por esta escasez. Un estudio de Clutch muestra que el 45% de las pequeñas
empresas no tienen ni contable ni tenedor de libros. Esto puede dificultar que las empresas paguen a sus
empleados a tiempo. El personal especializado en nóminas y contabilidad puede ayudar a las empresas:
- llevar un registro de las horas trabajadas
- gestionar facturas
- garantizar la puntualidad de los pagos
- gestionar las retenciones en origen
- registrar los pagos efectuados
Sin embargo, este tipo de personal no siempre está disponible para su contratación. También te puede interesar: 4 estrategias de aprendizaje clave para la fuerza de trabajo Gig
Cómo un software especializado puede ayudar a las organizaciones a pagar a sus empleados puntualmente y en todo momento
Consolide la información financiera y de los empleados en una única plataforma unificada
Los silos son un problema que las empresas llevan décadas intentando resolver con mayor o menor éxito. Antes, la información tenía que compartirse utilizando herramientas manuales de procesamiento de datos y comunicaciones. La introducción de soluciones digitales modernas totalmente integradas ha
permitido a las empresas recopilar información fácil y rápidamente en una única plataforma. Esto también crea una única fuente de verdad para toda la información financiera y de pagos que los miembros del equipo adecuados pueden editar.
Esta consolidación de datos proporciona beneficios a los miembros del equipo en todos los niveles. Los equipos financieros y de nóminas pueden acceder fácilmente a los registros de pagos y a la información sobre facturas a nivel de empleado. Al mismo tiempo, los responsables de la empresa pueden obtener una visión de conjunto de los resultados financieros de la empresa desde la perspectiva de las nóminas.
Proporcionar un acceso equitativo a la información sobre seguimiento del tiempo y gestión de pagos en todos los mercados y equipos operativos.
El seguimiento eficaz del tiempo y el intercambio de información son esenciales para el pago puntual, especialmente en el caso de autónomos y trabajadores por cuenta ajena. Sin embargo, esta información suele estar consolidada en sistemas especializados que solo utiliza el personal de nóminas. Cuando los empleados tienen disputas o necesitan saber cuánto van a cobrar, deben ponerse en contacto con los empleados de nóminas y esperar a que respondan. Este desfase puede hacer que la información de seguimiento del tiempo quede obsoleta, especialmente cuando el trabajo está en curso.
Una pila de soluciones integradas que comprenda herramientas importantes como el seguimiento del tiempo y la gestión de nóminas puede ayudar a los empleados a comprender mejor cómo funcionan los sistemas de pago dentro de la organización. De este modo, les resultará más fácil cobrar o notificar errores rápidamente desde cualquier lugar y desde el dispositivo que elijan.
Automatizar y optimizar procesos para liberar talento para tareas de alto valor
Los equipos financieros han evolucionado. En el pasado, sus responsabilidades se limitaban a gestionar los procesos de pago y financieros, pero a medida que más empresas consolidan funciones y
responsabilidades, los equipos financieros se han convertido en socios esenciales en la planificación estratégica y la toma de decisiones. Sin embargo, estas responsabilidades añadidas se suman a la gestión de los procesos financieros existentes.
Para seguir siendo eficaces y eficientes, las empresas deben permitir que los empleados se centren en las tareas que generan más valor para la empresa. Las tareas repetitivas y que consumen muchos recursos deben automatizarse para liberar tiempo y talento para actividades más atractivas, como el análisis de datos y la creación de relaciones.
La gestión de nóminas siempre será un proceso vital para los equipos financieros de todo el mundo. A medida que más contratistas y autónomos se incorporan a la fuerza de trabajo, los procesos de nómina deben modernizarse para satisfacer las necesidades de este diverso grupo de talentos. La tecnología de nóminas puede ayudar a las empresas a gestionar fácilmente múltiples divisas, métodos de pago, requisitos normativos y necesidades de automatización. El lugar de trabajo ha evolucionado significativamente en los últimos años, y la adopción de herramientas digitales modernas puede ayudar a las organizaciones a seguir el ritmo de esta evolución.
